Procedura przekształcenia zależy od tego jaka spółka handlowa podlegać będzie przekształceniu oraz w jaką spółkę handlową zamierza się przekształcić. Kwestie te uregulowane są szczegółowo Kodeksie spółek handlowych (dalej również KSH). Nie wchodząc w odmienności procesu przekształcenia (spółek osobowych, kapitałowych oraz przewidzianych przepisami uproszczonych trybów przekształcenia) ogólnie procedura przekształcenia wymaga:

1. sporządzenia planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta;
2. powzięcia uchwały o przekształceniu spółki;
3. powołania członków organów spółki przekształconej albo określenia wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
4. dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej.

W związku z nowelizacją Kodeksu spółek handlowych od 1 marca 2020 roku nie ma już konieczności – wymaganego wcześniej – zawierania odrębnej umowy spółki lub podpisywania statutu spółki przekształconej (czynność tę zastępuje podjęcie uchwały o przekształceniu, której obligatoryjnym elementem jest wyrażenie zgody na umowę lub statut spółki przekształconej)*.

Proces przekształcenia można podzielić na trzy fazy: menedżerską, właścicielską, autoryzacji.

W ramach pierwszej fazy „menadżerskiej” (po dokonaniu przez spółkę analizy prawnej, podatkowej i finansowej odnośnie korzyści związanych z przekształceniem) należy przede wszystkim sporządzić plan przekształcenia wraz z załącznikami. Zgodnie z art.  558 § 1 i 2 Kodeksu spółek handlowych plan przekształcenia powinien zawierać co najmniej:

1. ustalenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia;
2. w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w spółkę osobową określenie wartości godziwej udziałów albo akcji wspólników.

Do planu przekształcenia należy dołączyć**:

1. projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki;
2. projekt umowy albo statutu spółki przekształconej;
3. w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej;
4. sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia na dzień, o którym mowa w § 1 pkt 1, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

W przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną plan przekształcenia powinien zostać poddany dodatkowo badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie jego poprawności i rzetelności oraz w celu ustalenia, czy wycena składników majątku (aktywów i pasywów) spółki przekształcanej jest rzetelna (sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przekształcanej wyznacza na wniosek spółki biegłego rewidenta).

Plan przekształcenia przygotowuje zarząd spółki przekształcanej albo wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki przekształcanej. Plan przekształcenia sporządza się w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem przypadku spółki jednoosobowej w której plan przekształcenia sporządza się w formie aktu notarialnego

W ramach tej fazy drugiej (właścicielskiej) następuje podjęcie uchwały o przekształceniu.

Spółka zawiadamia wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu spółki dwukrotnie, w sposób przewidziany dla zawiadamiania wspólników spółki przekształcanej. Pierwsze zawiadomienie powinno być dokonane nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia tej uchwały, a drugie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia. Zawiadomienie powinno zawierać istotne elementy planu przekształcenia (oraz opinii biegłego rewidenta z badania planu przekształcenia, jeżeli została ona sporządzona), a także określać miejsce oraz termin, w którym wspólnicy spółki przekształcanej mogą się zapoznać z pełną treścią planu i załączników (a także opinią biegłego rewidenta z badania planu przekształcenia, jeżeli została ona sporządzona), przy czym termin ten nie może być krótszy niż dwa tygodnie przed planowanym dniem podjęcia uchwały o przekształceniu. Do zawiadomienia, dołącza się również projekt uchwały o przekształceniu oraz projekt umowy albo statutu spółki przekształconej; nie dotyczy to przypadku, w którym zawiadomienie jest ogłaszane.

Podjęcie uchwały o przekształceniu poprzedzone powinno zostać udzieleniem (ustnie) wspólnikom informacji – przedstawieniem istotnych elementów planu przekształcenia (i opinii biegłego rewidenta z badania planu przekształcenia, jeżeli została ona sporządzona). Niezależnie od powyższego wspólnicy mają prawo przeglądać w lokalu spółki dokumenty związane z przekształceniem (o których mowa w art. 558 i art. 559 § 4 KSH), oraz żądać wydania im bezpłatnie odpisów tych dokumentów.

Uchwała o przekształceniu powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

Uchwała o przekształceniu spółki powinna zawierać co najmniej:

1. typ spółki, w jaki spółka zostaje przekształcona;
2. wysokość kapitału zakładowego, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością albo w spółkę akcyjną, albo wysokość sumy komandytowej, w przypadku przekształcenia w spółkę komandytową;
3. zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej, w przypadku przekształcenia w spółkę kapitałową, albo nazwiska i imiona wspólników prowadzących sprawy spółki i mających reprezentować spółkę przekształconą, w przypadku przekształcenia w spółkę osobową;
5. zgodę na brzmienie umowy albo statutu spółki przekształconej.

Podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej albo zawiązanie przekształconej spółki akcyjnej oraz powołanie organów spółki przekształconej.

W przypadku przekształcenia spółki osobowej uchwała o przekształceniu jest podejmowana przez wspólników, z kolei w przypadku spółek kapitałowych – przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie, w sposób określony odpowiednio w przepisach art. 571, art. 575, art. 577 § 1 pkt 1 i w art. 581 Kodeksu spółek handlowych.

W ramach ostatniej fazy przekształcenia (autoryzacji) – na wniosek*** złożony do sądu rejestrowego właściwego dla siedziby spółki przekształconej przez wszystkich członków zarządu albo wspólników mających prawo reprezentacji spółki przekształconej – następuje wpis spółki przekształconej w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego i wykreślenie (przez sąd z urzędu) spółki przekształcanej oraz ogłoszenie o przekształceniu (dokonywane jest na wniosek zarządu spółki przekształconej albo wszystkich wspólników prowadzących sprawy spółki). Zgodnie z art. 552 Kodeksu spółek handlowych spółka przekształcana staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu spółki przekształconej do rejestru (dzień przekształcenia).

_____

* Wskazana nowelizacja odformalizowała znacznie proces przekształcenia, co pozwala na skrócenie czas przekształcenia jak i na ograniczenie kosztów związanych z tym procesem (w tym kosztów opinii biegłego i aktu notarialnego związanego z zawarciem umowy spółki przekształconej). Z uwagi obszerność zagadnienia związanego ze wskazaną nowelizacją Kodeksu spółek handlowych oraz charakter udzielanej odpowiedzi, pominięte zostało szczegółowe omówienie tej nowelizacji.

** Sporządzenie planu przekształcenia nie zawsze jest obligatoryjne; brak takiego obowiązku zachodzi w przypadkach wskazanych w Kodeksie spółek handlowych – przy przekształcenia: 1) spółki jawnej w spółkę kapitałową (art. 572 KSH), w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki; 2) spółki jawnej i partnerskiej w inną spółkę osobową (art. 582 KSH), w której wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki; 3) spółki cywilnej na podstawie art. 551 § 3 KSH. Wskazać należy jednak, że w takim przypadku – mimo braku obowiązku sporządzenia planu przekształcenia – istnieje nadal obowiązek przygotowania dokumentów, o których mowa w art. 558 § 2 KSH.

*** Do wniosku o wpis przekształcenia do rejestru dołącza się oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wszystkie udziały albo akcje wspólników, którzy żądali odkupu, zostały odkupione zgodnie z art. 576¹ KSH (stosownie do powołanego przepisu wspólnik, który głosował przeciwko uchwale o przekształceniu spółki kapitałowej w spółkę osobową i zażądał zaprotokołowania sprzeciwu, może żądać odkupu jego udziałów albo akcji w spółce przekształcanej).